産休に入る前の仕事の引き継ぎ、
「ちゃんと終わるかな？」
「引き継ぎ漏れはないかな！？」
など不安になること、あると思います。
特に、初めての産休で、かつ長く勤めていると、
担当している業務も多く、引き継がなきゃいけないタスクも多いですよね。
わたしも、初めての産休では、６年間お世話になった部署だったため、
引き継ぐタスクもそれなりにありました。
「どうやって引き継ごう・・・」と一瞬手が止まってしまいました。
ですが、一つ一つ手順を踏むことで不安やストレスもだんだん軽くなっていきました。
最終的には「引き継ぎ終わっちゃって暇だな～」なんて思いながら、余裕で産休に入らせていただきました♪
産休の引き継ぎが不安！ステップを踏んで解消
初めての産休に入る方は特に、
「引き継ぎって何から始めればいいの？」
と思っちゃうと思います。
焦らず、段階を踏みながら引き継ぎの準備・計画・実行をしていきましょう。
ステップ１：上司に相談
まずは上司に相談！
これは鉄則です。
妊娠の報告や、他メンバーへ伝えるタイミング。
そして、「いつから産休に入るか？」スケジュール調整。
産休に入るタイミングが決まったら、そこから逆算して引き継ぎのスケジュールを立てていきます。
大まかには、こんな流れになります。
チームの業務全体に関わることですので、一人で抱え込まずに、上司と相談しながら今後の進め方を決めていくのはマストです。
ステップ２：タスクの洗い出し
次に、「誰に、どの業務を引き継ぐ？」というのを決めていかなくてはいけません。
そのためには、担当しているタスクをもれなく洗い出す作業が必要になってきます。
引き継ぐ業務を洗い出す際に、コツがあります。
- 業務の頻度
- 工数
この２つも忘れずに、分類してください。
毎日発生する業務なのか、それとも年に１回しか発生しない業務なのか？
また、その業務をこなすのに、どれぐらい時間がかかる？というのもわかっていると、目安になります。
このとき、最小ではなく、最大で何時間？と、多めに見積もっておくことをおすすめします。
１つのタスクて、すぐに工数が出せないときは、業務を分類していくといいですよ。
メールを送る、エクセルで情報をまとめる、ツールを使う、などなど。
細かく分類しておくと、引き継ぎのときにも役立ちます。
タスクの洗い出し方は、エクセルにどんどんまとめていく形でもいいですし、
紙に書き出していく方法でも、ＯＫですよ。
やりやすい方で、じっくり取り組んでくださいね。
ステップ３：マニュアルの整備
タスクの洗い出しが完了したら、引き継ぎ資料を準備します。
引き継ぎをするには、マニュアルが必要ですよね。
「マニュアルは最新の手順になってるかな？」
「そもそも、マニュアル作ったかな！？」
などなど、引き継ぎに必要な資料は事前にチェックして、更新かけておきましょう！
ちなみに、マニュアルはパワーポイントで作成するのがおすすめです。
画面ショットで画像を貼り付けたり、吹き出しでコメントを付けたりと。
パッと見て視覚的にわかりやすいマニュアル、きっと喜ばれます。
逆に、文字だけのマニュアルって、イヤですよね？
後任者が忙しいと、読んでもらえない可能性もあります。
文字だけのマニュアルにならないよう、気を付けてみてくださいね。
また、関連するツールやフォルダはURLやパスを記載しておくと、後任者にもわかりやすくて便利です。
さらに、うっかりマニュアルを変更したりしないよう、ＰＤＦ化して渡すのがおすすめ。
原本のパワーポイントも、別でしっかり保存して渡してくださいね。
ステップ４：余裕がある引き継ぎスケジュールを立てる
後任者や、引き継ぐべきタスクが決まったら引き継ぎのスケジュールを立てていきます。
後任者の予定や、妊娠中の体調の変化も考慮して余裕があるスケジュールを立てるようにしてくださいね。
余裕があるスケジュールだと、変に焦ったり不安になることが減ります。
ステップ５：引き継ぎ状況のチェック＆報告
引き継ぎの進捗状況は、とっても大事です！
できれば、後任者の仕事の習熟度も確認しておきたいところ。
「遅れている」
「想定より時間がかかってしまっている」
そんなときは、早めに上司に相談を。
後任者へ引き継ぐタスクを減らしたり、他のメンバーへ業務を分散させたりと、何かしらの対策を打つことができます。
もし、報告や相談が遅れてしまうと、何も対策できないまま、産休に入ってしまうことに。
これでは、産休ギリギリまで不安でストレスが溜まってしまいますよね！
特に、新しいメンバーへ仕事を引き継ぐ場合、職場そのものの雰囲気に慣れるまで時間がかかる方もいらっしゃいます。
あまり気にし過ぎても仕方ないので、まわりへ頼りましょう！
妊娠中の仕事は、ムリせず、オーバーワークしないことも大事です。
産休の引き継ぎが不安でストレスに！原因は？
産休の引き継ぎ、終わるかな？どうやって引き継ぎ計画を立てたらいいかわからない・・・！
特に、勤続年数が長くなればなるほど、たくさんの業務を抱えている場合もありますよね。
そうすると、全体像がわからないため、引き継ぎが不安で、
ストレスを感じる場合もあるんです。
まずは焦らずじっくり、タスクを書き出してみて。
そうすると、
「このタスクは教えるのに時間がかかるから最優先で引き継がなきゃ。こっちのタスクは簡単だから、最悪マニュアルさえあればＯＫ」
など、整理することができます。
全体像がわかってくると、スケジュールも立てやすいので、気持ちも落ち着いてきます。
逆に、タスクの整理が出来てないのに、引き継ぎスケジュールを立てようとしても、ムリです。
マニュアルの整理も、どこから手を付けていいのかわからなくなってしまいます。
仕事をしていると「逆算の思考」は大事だな、と思います。
産休に入る日が決まる（デッドラインが決まる）
↑
いつから引き継ぎを始めなきゃいけないか、決まる
↑
マニュアルや資料を用意する
↑
引き継ぎタスクの優先順位を決める
↑
タスクを洗い出す
産休までにしっかり仕事を引き継がなきゃ！という責任感を持つのは大事ですが、変に焦ったりストレスを抱えなくても大丈夫です。
不安なら、上司に相談してもいいですし、まわりのメンバーへ引き継ぎ漏れがないかチェックしてもらうのも、一つの手です。
何でもかんでも「一人でなんとかしなきゃ！」と思うと、不安になってしまいますが、仕事はチームでやっています。
協力し合えるといいですよね。
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